Grupos en Office 365

A veces nos armamos un pequeño quilombo entre los nuevos grupos de Office 365 y los grupos de seguridad y de distribución. No queda muy claro dónde se crea o gestiona cada tipo de grupo ni en qué se diferencian en algunos casos. En este artículo aclaramos todos estos conceptos.

La plataforma Office 365 distingue diferentes tipos de grupos que se pueden usar para aplicar seguridad y para utilizar servicios:

  • Grupos de seguridad: los tradicionales grupos de seguridad de Active Directory. Office 365 se basa internamente en un Azure Active Directory, con lo que es posible definir grupos de seguridad. Los grupos de seguridad pueden utilizarse en SharePoint Online para asignar permisos directamente a un conjunto de usuarios.
  • Grupos de distribución: listas de distribución de Exchange Online, que pueden utilizarse para enviar y recibir correos a un grupo de usuarios.
  • Grupos de Office 365: El nuevo concepto de grupos de Office 365, utilizados para la colaboración entre los usuarios. Es un espacio compartido entre varios miembros que utiliza trasversalmente distintos servicios de la plataforma (como un buzón compartido para conversar, una biblioteca de OneDrive, un bloc de OneNote, calendario…).

¿Cómo se gestionan los distintos grupos?

Desde la sección Grupos del Centro de Administración de Office 365 es posible gestionar los distintos grupos de la plataforma (de seguridad, listas de distribución y grupos de Office 365):

GruposOffice365-1

Aunque se gestionen en esta sección, los grupos se crean desde distintas ubicaciones. Estas ubicaciones se describen en la siguiente tabla:

GruposOffice365-2

En el Centro de Administración de Office 365 se ven los distintos grupos. Pueden diferenciarse por la descripción de cada uno. Por ejemplo, en un grupo de Office 365 se especifica que es un grupo para colaboración:

GruposOffice365-3

En cambio, en un grupo de seguridad se indica que se trata de un grupo de seguridad y que se puede usar para dar permisos en SharePoint:

GruposOffice365-4

Y en una lista de distribución se indica que es lista de distribución y que se utiliza para el correo:

GruposOffice365-5

 

¿Cómo se crean los distintos grupos?

Para crear un grupo de Office 365, se debe usar el panel izquierdo desde uno de los servicios que se soportan en grupos de Office 365 (correo, calendario, OneDrive, Delve…). Generalmente la creación recae en los propios usuarios, ya que los grupos son un sistema muy flexible de colaboración en el que los administradores de IT no deberían intervenir. No obstante, IT puede administrar posteriormente los grupos creados. El panel izquierdo permite crearlos:

GruposOffice365-6

Para crear un grupo de seguridad, se debe hacer desde la sección “Grupos” del Centro de Administración de Office 365:

GruposOffice365-7

Para crear una lista de distribución, se debe hacer desde el Centro de Administración de Exchange Online:

GruposOffice365-8

 

¿Quién debe crear y gestionar los grupos?

En general los grupos de seguridad y listas de distribución son grupos administrativos que deben crearse y gestionarse por departamentos de IT. En cambio, los grupos de Office 365 son una herramienta flexible y colaborativa destinada a que los propios usuarios creen y gestionen, aunque IT puede, al menos, controlar algunos aspectos avanzados (gestión de algunos usuarios, eliminación de un grupo, bloqueo de la recepción de correos desde fuera…). Adicionalmente, es posible que distintos tipos de usuarios de correo y SharePoint necesiten crear grupos administrativos o solicitar algún tipo de gestión.

Es por eso que, propongo una tabla de gestión de grupos en la que se especifica en qué responsable recae cada tarea:

GruposOffice365-9

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